物品采购与管理制度

 广东省昊拓消防职业培训学校

昊行字2015[001]

关于学校物品采购及管理遵循相关制度的通知

学校各部门：

   为做好学校管理、规范学校采购行为，确保学校教学、管理工作的顺利进行，经学校2015年6月1１日行政会研究，审定通过学校《昊拓学校物品采购、管理制度》昊行字2015[001]，请遵照执行。　　

广东省昊拓消防职业培训学校

2015年6月12日

抄送：董事会

昊拓学校物品采购、管理制度

为了做好学校物品管理，规范采购行为，确保学校教学工作、后勤工作、管理工作正常有序地开展，特制定此制度。

一、采购目的：为学校工作正常运转提供物资保障。

二、采购目标：降低成本，减少浪费。

三、采购原则：质量合适，数量合适，价格合适，时间合适，地点合适。

1、质量合适是指能达到实际使用要求，为确定价格提供基本参考因素。

2、数量合适是指根据实际使用需求，采购一定数量，并为采取批量采购/零散采购/定期采购等方式提供依据。

批量采购：量大应采用批量采购方式，量大价优。如学员书包及学员学习用品、学员床上用品、办公用低值易耗品、空调等。

零散采购：以量少或者临时应急为特点的采购，如接待用茶叶，维修所需用品等，应以零散采购方式为主。

定期采购：周期性消耗品，如食堂粮油等，应以定期采购为主。

3、价格合适是在满足质量要求的基础上，货比三家，确定采购的合理价格。采购人员应该提供供货商地址电话，便于学校派人以第三方身份抽查。

4、时间合适是指依据经验/计划/市场，在合适的时间采购。尽量避免应急采购和长期囤积，各部门应该根据实际工作需求，在合理的时间点提出采购计划。

5、地点合适是指在满足以上四个原则的前提下采取就近原则及定点原则。批量采购应选择批发市场，总价超过1万元，应采取招标形式确定供应商。零散采购应选择大型超市类场所（需提供购物小票和发票）或月结供应商（以招标形式产生），定期采购应选择能提供合格资质价格透明供货稳定的供应商（以招标形式产生）。

简易招标法：学校内部由采购人员/行政会/价格监督员各提供一个方案交由董事会审定。

具体操作方法与流程：

Ａ、部门负责人将需要以招标方式采购的计划上报行政办公室。

Ｂ、行政会将计划提交董事会。

Ｃ、董事会审定是否同意采购进入Ｄ具体招标，不同意则中止。

Ｄ、行政办公室将采购计划提交给采购员、监督员、行政会三方，并说明方案提交期限。

Ｅ、三方在接到采购计划后在规定时间内各自提交采购方案（包括型号、价格、地点、到货时间等）给行政办公室。

Ｆ、行政办公室将方案提交董事会，由董事会决定所采用方案。

若采购方案不足三份，则由董事会确定是否直接进入采购程序或者延长提供方案的期限。

四、采购管理流程:

1，计划：各部门根据需求，由部门负责人按照以上原则做出采购计划。部门负责人应统筹考虑，在周计划的基础上，要做好期计划、年计划。大件特殊物品应提供图片并注明型号等供参考。

采购计划以填写申请采购单的形式上报，原则上一周最多只能提交一次申请采购单。

2，审核：一般采购计划在周例会前上交行政办公室，经行政会上报董事会，由董事会审核。董事会审核后,由行政办公室人员将采购任务交采购人员。

凡需要以招标形式采购的批量、高价物品采购计划，提交计划的部门负责人应提前上交行政办公室，经董事会审核同意采购后，启用学校内部简易招标法。

应急即时采购可采取其它方式进行审核批准，但应尽量避免。

3，预支：采购人员填写借款单。（月结、货到付款例外）

4，采购：采购人员(经手人)完成采购。遵行一般采购货比三家及批量、高价物品招标采购的原则。

5，验收：采购员填写入库申请单，并提供采购规格清单及实物供申请部门负责人验收质量。

6，入库或者直接领用：仓库保管员点数入库并签字，或者由领用人员办理直接领用手续。

7，报销：凭发票(董事会签字)\入库单或者领用单\供货人地址电话完成报销手续。原则上一周只报销一次。

五、奖励措施:

采购员应经常通过网络/考察等方式了解市场行情，通过寻求同质低价为学校节省成本。达到一定节省金额，学校给与奖励。

六、惩罚：

凡虚假采购/伪劣采购/高价采购者，除赔偿学校经济损失外，情节严重者，追究相关人员(采购管理流程签字签收人员)刑事责任。

七、采购物品管理:

1，建帐

财务室应建立物品采购数据库（手抄账本，电子版）(采购时间/名称/数量/规格/供货商/供货商电话/采购员/领用/入库/物品图片)

以上数据在报销时即时录入，便于核查采购价格。

2,入库

仓库保管员应认真填写仓库物品清单、入库单、领用记录(方便期末/调职/离职时结算)，妥善保管仓库物品， 确保财物存放有序，防盗/防损/防外流，严禁监守自盗。

3,盘点

财务室人员与仓库保管员每月进行一次仓库盘点。确保物品得到正常监管，同时为制订采购计划提供依据，使用数量报警机制。

4,领用

领用物品应填写物品领用单，物品领用人员应爱护学校物品，如电脑/空调/办公桌椅等，对易耗品如纸笔/节约使用，凡物品损坏应及时申请修复。

5,回收

调职/离职人员，经仓库保管人员收回领用物品并签字后，才可以办理结算工资等其它手续。领用人员在物品损坏并无法修复的情况下，须交回仓库并办理回收手续。

八、所涉人员：以下人员根据目前教职工情况暂定。

仓库保管员:张香丽，财务人员:何柳红，部门负责人:教学(李起山)后勤(何伟标)行政(陈冬娜)，采购员(行政教学:陈冬娜   后勤:何伟标)，董事会（行政会）：吕总，价格监督员：闫秀信。

价格监督员负责通过网络/电话等方式为物品价格提供合理参考和监督。

九、所需场所：全校统一仓库，定于宿舍区一楼储藏室.

附相关表格：

1、物品管理数据库

2、库存表

3、入库申请表

4、采购申请表

5、物品领用单。

　　　　　　　　　　　　　　　　2015年6月1１日